به منظور طراحی صحیح و اصولی سالن ها لازم است از ضوابط طراحی سالن همایش کاملا آگاه بوده و آنها را کاملا مطالعه کرده باشید. مناسب ترین فضا برای اجرای نمایش، جلسات، کنسرت ها و … سالن همایش است که امکانات سالن همایش باید در این نوع طراحی گنجانده شود. در واقع این فضا باید به گونه ای طراحی گردد که مجری همایش و شرکت کنندگان، احساس نزدیکی و صمیمیت بیشتری داشته باشند.
سالن هایی که امروزه از آنها به عنوان سالن های آمفی تئاتر و یا همایش استفاده می شود را می توان نوع پیشرفته سالن های سنتی در رم و یونان باستان معرفی نمود. اصلی ترین و مهمترین تغییراتی که در این فضاها در طول سالیان انجام گرفته است طراحی مدرن و البته کارآمد آنها است.
در مورد ضوابط طراحی سالن همایش اصلی ترین موارد را می توان در نورپردازی، سیستم های ضبط و پخش تصویر و صوتی، تاسیسات مکانیکی و الکتریکی، اجرای کفپوش ها، دیوارپوش ها، مبلمان و … خلاصه کرد.
امکانات سالن همایش بر اساس ضوابط طراحی آن شامل فضاهای متعددی می باشد که موارد زیر نمونه هایی از آنها هستند:
- سالن انتظار
- فضاهای خدماتی
- ورودی ها
- سالن اجرا
- فضای اداری
و …
البته هر کدام از این موارد را نیز باید بر اساس اندازه و اصول استاندارد انجام دهید تا بعدها مشکلی پیش نیاید.
مراحل طراحی و ساخت سالن های همایش
بهتر است بدانید طراحی سالن همایش فرایندی پیچیده دارد که انجام موفقیت آمیز آن نیز مستلزم داشتن دانش و تجربه عملی و علمی است. طراحی فضای اصلی سالن را می توان رکن اصلی در طراحی سالن همایش معرفی کرد. طراحی و ساخت سالن همایش ضوابط و مراحل خاصی دارد که در ادامه به به این مراحل اشاره می کنیم:
مشاوره
برای طراحی چنین فضاهایی باید نخست با کارفرمای پروژه مشورت نمایید. در جلسات مشاوره می توان قابلیت ها، کاربری، توقعات و امکاناتی را که کارفرما از ساخت سالن دارد را مشخص نمود. در این مرحله می توان به برآورد اولیه ای از طراحی در دو حوزه معماری و الکتریکال از فضا دست یافت. در نهایت طرح پیشنهادی بر اساس این برآوردها تهیه و به کارفرما ارائه می شود که شامل مواردی از قبیل لیست قیمت اجرای طرح، اطلاعات فنی آن، مواد و تجهیزات مورد نیاز برای اجرا و … می باشد.
پلان چیدمان، طراحی نقشه ها و تصاویر سه بعدی اولیه
در این مرحله و پس از تایید طرح های اولیه از سوی کارفرما، باید نقشه های سالن تهیه شوند که در آنها مقاطع طولی-عرضی، پلان ها و چیدمان فضا مشخص خواهند شد. این قسمت از طراحی را تیم معماری انجام می دهند.
رندرهای نهایی و نقشه های اجرایی
به این مرحله از طراحی، تهیه نقشه های فاز دو طراحی گفته می شود. جزئیات کاملی از مواد مصرفی در این مرحله به نقشه های دکوراسیون داخلی و معماری سالن اضافه شده و سپس رندرها و یا تصاویر نهایی تهیه می شوند. در حقیقت با توجه به این تصاویر می توان به شکل پایانی سالن همایش بعد از اجرا دست یافت و تصویر دقیقی از آن به دست آورد.
بررسی تجهیزات و امکانات مورد نیاز سالن همایش
در صورتی که همه امکانات سالن همایش و تجهیزات مورد نیاز را در نظر گرفته باشید، دیگر اجرای کنفرانس ها و رویدادها امری دشوار نخواهد بود. انتخاب مکان همایش و یا برنامه ریزی اجرای آن ممکن است شما را خسته کند ولی کار شما هنوز ادامه دارد و به اینجا ختم نخواهد شد.
موارد بسیاری وجود دارد که لازم است برای اجرایی موفقیت آمیز در نظر گرفته شود. یکی از این موارد و با اهمیت ترین آنها امکانات سالن همایش است که در ادامه به آنها اشاره می کنیم:
ویدئو پروژکتور
نصب یک صفحه نمایش و یا برد هوشمند از ضروریات برگزاری کنفرانس و همایش به شمار می آید. این مساله خدمات بهتری به شرکت کنندگان ارائه می دهد و از سوی دیگر انعطاف پذیری اعضا را افزایش خواهد داد.
اینترنت وای فای
در عصر حاضر استفاده از اینترنت را می توان از مهمترین امکانات سالن همایش دانست که نباید فراموش گردد. عصر، عصر ارتباطات است و این مهم بدون دسترسی به اینترنت میسر نمی شود.
سیستم صوتی با کیفیت
نکته مهمی که در زمان تجهیز سالن کنفرانس باید مدنظر قرار بگیرد، استفاده از سیستم صوتی مناسب و قوی است. در یک اجرای موفق، ارتباط مجریان با افراد حاضر در جلسه باید به نحو مطلوبی برقرار گردد. در این خصوص امکانات سالن همایش عبارت است از:
- پنل های رومیزی
- میکروفون بی سیم کنفرانسی و یا با سیم
- مترجم هم زمان
- بلندگوی سالنی
- ترتیب و چیدمان صحیح صندلی ها
- میکسرها و آمپلی فایر های صدا
سیستم ویدئو کنفرانس
از دیگر امکانات سالن همایش که برای مجهز نمودن آن ضروری است می توان به سیستم ویدئو کنفرانس اشاره کرد. این مساله می تواند در صورت لزوم با برقراری تماس های بین المللی و یا بین شهری، شرایط بهتری را برای حضار فراهم نماید. به این شکل می توان هزینه های اجرایی را کاهش و راندمان همایش را فزایش داد.
دسترسی آسان
دسترسی راحت شرکت کنندگان در همایش را نیز می توان در بحث ضوابط طراحی سالن همایش و امکانات آن گنجاند.
برخورداری از سیستم تهویه مناسب
با توجه به این که در سالن همایش و کنفرانس، افراد زیادی گرد هم آمده و زمان تقریبا طولانی را در کنار یکدیگر می گذرانند، لازم است به فکر چرخش هوای محیط و تهویه مناسب آن نیز باشید.
زیبایی سالن همایش
درست است که زیبایی فضا را نمی توان از امکانات سالن همایش معرفی کرد؛ ولی این مورد می تواند در میزان رضایت مندی شرکت کنندگان در جلسه تاثیر بسیاری داشته باشد. در حقیقت به نسبت زیبایی و شکوه سالن، شرکت کنندگان و حاضرین در همایش بیشتر احساس می کنند که در جلسه ای با شرایط مهمتر و خاص تر شرکت کرده اند.
نکات مهم در طراحی سالن همایش و کنفرانس
در ضوابط طراحی سالن همایش و در نظر گرفتن امکانات سالن همایش و کنفرانس باید به شکلی اصولی و کاربردی نکات آن را در نظر گرفت و گام به گام آنها را اجرا کرد. برخی از موارد مهم در این رابطه عبارتند از:
- چگونگی تجهیز سالن کنفرانس
- توجه به امکانات سالن همایش از نظر صدا و نور
- چگونگی طراحی سالن
- در نظر گرفتن فضاهای ضروری مورد نیاز
- ابعاد و اندازه سالن همایش
- تجهیزات و امکاناتی که کارفرما در نظر دارد
- در مورد سالن های نمایش در نظر گرفتن ورودی و خروجی سالن
- چیدمان صندلی ها به شیوه ای کاربردی
- انتخاب رنگی مناسب برای پرده نمایش و صندلی های سالن
- طراحی سالن به صورت اکوستیک و عایق
- در سالن های نمایش در نظر گرفتن سیستم های صوتی و نوری مناسب
- طراحی سالن همایش بر اساس ویژگی های فرهنگی
- تامین امکانات و تجهیزات جانبی مورد نیاز
توجه داشته باشید که از این فضاها به منظور برگزاری و اجرای کنفرانس و سمینارهای مختلفی استفاده می شود. جشن های مختلف، همایش ها و برنامه های علمی در سطح ملی و یا بین المللی، مهمانی های مختلف و … همگی مواردی از گردهمایی های مختلف هستند که می توانید در سالن همایش برگزار کنید. پس باید امکانات لازم را برای این اهداف در نظر داشته باشید.