با پیشرفت دوربین گوشی های هوشمند، بسیاری اوقات حافظه برای نگه داری عکس و فیلم کم می آید. از طرفی با وابسته شدن به اینترنت، امنیت اطلاعات بیش از گذشته برای ما اهمیت پیدا کرده است. حتما نام سرویس های ذخیره سازی اطلاعات به گوش تان خورده؛ سرویس هایی معروفی مثل دراپ باکس، وان درایو و گوگل درایو.
در این مقاله در ابتدا به لزوم ذخیره اطلاعات در فضای ابری می پردازیم. در ادامه با گوگل درایو آشنا می شویم و آموزش استفاده از این سرویس را بیان می کنیم. در پایان به شما می گوییم که اگر فضای اشتراکی شما به اتمام رسید باشید چگونه فضای خود را افزایش دهید.
چرا ذخیره سازی در فضای ابری؟
روش های سنتی ذخیره اطلاعات مانند استفاده از فلش مموری و هارد دیسک ها در مقابل ذخیره کردن اطلاعات در فضای ابری هنوز مزایایی دارند. اگر چه سرعت اینترنت روز به روز بیش تر می شود اما با این وجود سرعت اینترنت همچنان در مقابل سرعت هارد دیسک های ssd حرفی برای گفتن ندارد. هم چنین در مواقعی که اینترنت یا برق در دسترس نباشد باز هم می توانیم به اطلاعات مان دسترسی داشته باشیم.
اما چرا اخیرا از سرویس های ذخیره سازی ابری (مانند دراپ باکس، وان درایو و گوگل درایو) بیش تر استقبال می شود؟
همان طور که می دانید با گذشت زمان نیاز به فضا برای دخیره کردن اطلاعات بیش تر می شود. با این که قیمت سخت افزار های ذخیره سازی پایین می آید و ظرفیت آن ها هم رو به افزایش است، اما هزینه ای که برای ذخیره سازی در فضای ابری می پردازیم به مراتب بسیار ارزان تر از خرید سخت افزار برای ذخیره سازی اطلاعات است؛ شاید بهتر باشد که بگوییم ناچیز!
از طرفی سرویس های ذخیره سازی به ما تضمین می دهند که امنیت اطلاعات ما حفظ خواهد. هر چقدر هم که ما بخواهیم مراقب اطلاعات مان باشیم اما نمی توانیم به صورت صد در صد از خطرات سیل، سرقت، مشکلات نرم افزاری سیستم عامل و بسیاری موارد دیگر از دیتا های خود مراقبت کنیم.
خدمت مهم دیگری که فضای ابری به ما می کند امکان انجام کار گروهی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات برای افراد بیش تر است؛ که این کار به روش های سنتی معمولا وقت گیر و گاهی نشدنی است!
این جاست که پای سرویس های اینترنتی به وسط می آید و گزینه ای جدید برای ذخیره اطلاعات پیش روی ما قرار می گیرد. یعنی دریافت اشتراک از سرویس هایی مانند گوگل درایو!
گوگل درایو چیست؟
گوگل درایو سرویس کاربردی و محبوب شرگت گوگل است که به ما امکان ذخیره سازی اطلاعات را می دهد. با استفاده از گوگل درایو می توانیم عکس، فیلم، pdf، اسناد و هر چیز دیگری که به ذهن تان می رسد را در یک فضای ابری آپلود کنیم. همچنین امکان مدیریت و ویرایش فایل ها برای ما وجود دارد.
برای استفاده از خدمات گوگل درایو، باید یک حساب جی میل داشته باشیم. گوگل درایو برای هر کدام از کاربران خود 15 گیگابایت فضای رایگان در نظر گرفته است؛ در صورتی که به فضایی بیش از این مقدار نیاز داشتید می توانید با پرداخت مبلغی اندک اشتراک حجمی دریافت کنید. در انتهای مقاله در این باره بیش تر خواهیم پرداخت.
فضایی اشتراکی که گوگل به کاربران می دهد برای سرویس های دیگر مثل گوگل فوتو و جی میل هم می باشد. در واقع این 15 گیگ فضای رایگانی که ابتدا به ما می دهد شامل ایمیل ها و در کل تمام خدماتی است که گوگل در اختیار کاربرانش قرار می دهد.
گوگل درایو با سایر سرویس هایی که شرکت گوگل آن ها را ارائه می دهد همچون گوگل داکس، گوگل شیتز، گوگل اسلاید، گوگل فوتو، گوگل پلاس و جی میل در تعامل است؛ که اصطلاحا می گوییم با بقیه این سرویس ها سینک (هماهنگ) است.
از دیگر کاربرد های گوگل درایو، اسکن اسناد است که این قابلیت برای گوشی های اندرویدی وجود دارد که در قسمت آپلود فایل در گوگل درایو به آن اشاره می کنیم.
آموزش استفاده از گوگل درایو
برای استفاده از سرویس گوگل درایو می توانید از طریق مرورگر کروم به سرویس های گوگل دسترسی داشته باشید (همان مربع رنگی بالای صفحه) و یا عبارت google drive را در گوگل سرچ کنید و وارد این سرویس شوید. همان طور که قبلا گفتم لازمه استفاده از این سرویس داشتن یک اکانت جی میل است.
هم چنین می توانید برنامه گوگل درایو را بر روی گوشی خود نصب کنید (در سیستم عامل اندروید گوگل درایو به طور پیش فرض نصب شده است) و از طریق گوشی، فایل های خود را آپلود، ویرایش و یا منتقل کنید.
آپلود فایل در گوگل درایو
شما می توانید فایل های خود را با هر فرمتی که در گوشی و یا کامپیوتر خود دارید در گوگل درایو آپلود کنید. برای این کار از طریق گزینه new (گوشه بالا سمت چپ) گزینه file upload یا folder upload را انتخاب کنید.
راه آسان تری هم وجود دارد. می توانید فایل مورد نظرتان را به داخل صفحه گوگل درایو درگ کنید.
برای آپلود فایل در گوشی + را بزنید و گزینه upload را انتخاب کنید. یک قابلیتی که در گوشی وجود دارد اسکن سند است. شما می توانید از اسناد خود عکس بگیرید و آن ها را تبدیل به فایل pdf کنید و سپس آپلود نمایید.
دانلود فایل از گوگل درایو
برای دانلود فایل هایتان هم کافی است که روی فایل مورد نظر کلیک راست کنید و گزینه download را انتخاب نمایید.
اشتراک گذاشتن فایل ها در گوگل درایو
برای این به اشتراک گذاشتن فایل ها دو روش داریم؛ یکی به روش مستقیم است و دیگری از طریق لینک دانلود. اگر بخواهید فایلی را برای شخص خاصی ارسال نمایید کافی است بر روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه share را انتخاب نمایید.
در کادری که برای شما باز می شود، آدرس ایمیل مقصد را وارد کنید و done را بزنید. همچنین می توانید سطح دسترسی گیرنده را مشخص کنید. مثلا فقط فایل را بخواند یا بتواند آن را ویرایش کند و یا بتواند برای آن کامنت بنویسد.
راه دیگر اشتراک گذاشتن فایل در گوگل درایو، استفاده مستقیم از لینک فایل است. به این منظور روی فایل مورد نظر کلیک راست کنید و گزینه get shraeble link را انتخاب کنید تا آدرس لینک در اختیارمان قرار بگیرد.
حذف کردن فایل ها در گوگل درایو
برای حذف فایل باید روی آن کلیک راست کرده و گزینه delete را انتخاب کنید.
اگر هم به اشتباه فایلی را حذف کردید می توانید وارد قسمت Bin شوید و روی فایلی که به اشتباه حذف کرده اید کلیک راست نمایید و گزینه restore را انتخاب کنید تا آن فایل بازیابی شود. اگر هم از حذف آن فایل اطمینان داشتید گزینه delete forever را بزنید تا فایل برای همیشه حدف گردد.
همگام سازی با دیوایس های مختلف
یکی از ویژگی های گوگل درایو این است که می تواند با دستگاه های مختلف هماهنگ شود. اما همگام سازی یعنی چه؟
اگر دقت کرده باشید زمانی که از مرورگر کروم استفاده می کنید، به هنگام ورود به خیلی از سایت ها دیگر نیاز به ثبت نام مجدد ندارید؛ فقط با داشتن یک اکانت جی میل می توانید وارد سایت مورد نظرتان شوید و از خدمات آن استفاده نمایید.
یا مثال دیگر برنامه gmail داخل گوشی را درنظر بگیرید. وقتی وارد آن می شوید و پیغامی رد و بدل می کنید، اگر با کامپیوتر هم وارد جی میل شوید می بینید که تغییرات ذخیره شده، این در حال است که شما با دستگاه های مختلفی وارد حساب جی میل تان شده اید.
قابلیت هم گام سازی یا sync شدن، در سرویس گوگل درایو یا بهتر است بگوییم در تمام سرویس هایی که گوگل ارائه می دهد وجود دارد. یعنی کافی است تا یک حساب گوگلی برای خود داشته باشید تا در تمام سرویس های گوگل از جمله جی میل و گوگل درایو بتوانید وارد حساب تان شوید.
دیگر فرقی نمی کند در کدام مکان یا با چه دستگاهی (کامپیوتر، موبایل و…) می خواهید وارد شوید زیرا شما برای گوگل شناخته شده اید. اگر وارد گوگل درایو شوید و روی اسناد و فایل های خود تغییرات لازم را انجام دهید، دفعه بعدی با هر دستگاهی که وارد حساب تان شوید، مشاهده می کنید که آن تغییرات لحاظ شده است. به عبارتی دیگر برای دسترسی به اطلاعات تان فقط به اینترنت نیاز دارید و تمام!
سرویس های دیگری که با گوگل درایو در تعامل اند
زمانی که می خواهید در گوگل درایو فایلی را آپلود نمایید گزینه های دیگری را هم مشاهده می کنید؛ از جمله ارسال اسناد، برگه و اسلاید. این جا لازم است با سرویس های دیگری از گوگل آشنا شویم یعنی google docs, doogle sheets, google slides .
این سرویس ها رقبای اصلی ورد، اکسل و پاور پوینت از شرکت مایکروسافت هستند. این را هم بدانید که از فرمت های شرکت رقیب پشتیبانی می کنند و بر عکس این قضیه هم برقرار است. یعنی به عنوان مثال اسنادی که با گوگل داکس ایجاد کرده اید در نرم افزار ورد قابل اجرا می باشند.
می توانید اسناد تان را ویرایش کنید؛ حتی به صورت آفلاین امکان ویرایش آن ها وجود دارد. هم چنین ذخیره سازی در این سرویس ها به صورت خودکار صورت می گیرد و نیاز به ذخیره کردن دستی ندارید. قابلیت مهم دیگر امکان انجام کار گروهی روی فایل ها می باشد طوری که می توانید با همکاران تان بیش تر تعامل داشته باشید.
سرویس دیگری که با گوگل درایو در ارتباط است google photos می باشد. با این سرویس می توانید عکس های خود را در فضای ابری ذخیره و ویرایش کنید و از قابلیت های زیاد این برنامه استفاده نمایید. گوگل فوتو سرچ هوشمند دارد به این معنی که می تواند عکس های مشابه را پیدا کند بدون اینکه نام آن عکس سرچ شود. همان طور که قبلا هم گفتم فضایی که گوگل در اختیار کاربران قرار می دهد شامل همه ی این سرویس ها می شود؛ یعنی عکس هایی که در گوگل فوتو ذخیره می کنید از فضای ابری شما کم می کند.
زمانی که فضای ابری پر می شود چه اتفاقی می افتد؟
در قسمت storage (سمت چپ صفحه) می توانید میزان فضایی که استفاده کرده اید را مشاهده کنید. حالا اگر حافظ شما پر شود چه اتفاقی می افتد؟
فایل هایی که در گوگل درایو آپلود کرده ایم همچنان سر جای خودشان هستند. اما دیگر امکان آپلود فایل های جدید مثل عکس، فیلم و… وجود ندارد (البته اسناد شامل این قضیه نمی شوند!). هم چنین دیگر نمی توانید ایمیل ارسال یا دریافت کنید. طبیعتا امکان ارسال عکس در سرویس گوگل فوتو را هم نخواهید داشت.
چگونه مشکل پر شدن فضا را برطرف کنیم؟
قبل از هرچیزی پیشنهاد می کنیم فایل های غیر ضروری را آپلود نکنید زیرا هم حجم بیش تری از اینترنت شما مصرف می شود و هم دسترسی به فایل های مهم تر سخت می شود.
برای آزاد کردن فضا می توانید فایل های بی اهمیت را حذف کنید. همچنین سراغ ایمیل های خود بروید و آن هایی را که برای شما اهمیت ندارند و یا قدیمی شده اند را حذف نمایید. البته توجه کنید که برای آزاد شدن فضا باید فایل ها به طور کامل حذف شوند که باید به قسمت Bin (سطل آشغال)
بروید و آن ها را برای همیشه پاک کنید. توجه کنید که هرزنامه های ایمیل هم حافظه شما را پر می کنند.
اگر بازهم فضا نیاز داشتید می توانید با پرداخت مبلغی فضای ابری خود را افزایش دهید. قبلا هم اشاره کردم که پولی که بابت افزایش فضا می پردازید در مقایسه با ذخیره سازی در قطعات سخت افزاری بسیار به صرفه تر است.
در پایان
در این مقاله درباره مزایای ذخیره کردن اطلاعات در سرویس گوگل درایو پرداختیم. و دیدیم که در صورت استفاده ار آن چقدر امکانات داریم که در روش های سنتی ذخیره سازی نداشتیم. از طرفی اگر بخواهیم دیگر اطلاعات مان را در فضای ابری ذخیره کنیم به اندازه ای که احتیاج داریم فضا می خریم که خیلی به صرفه تر است.
اگر شما هم نکته ای در رابط با استفاده از خدمات گوگل درایو می دانید برای ما کامنت بگذارید.
