کارشناسان روابط عمومی متخصصانی هستند که در سازمان‌ها استخدام می‌شوند و یا بطور خصوصی برای افراد مشهور مانند فوتبالیست‌ها، بازیگرها و… فعالیت می‌کنند. وظیفه اصلی آن‌ها، ایجاد و حفظ تصویری مثبت از سازمان‌ها و افراد در ذهن عموم مردم است. در ادامه، بیشتر با وظایف و مهارت‌های این کارشناسان آشنا می‌شویم و نقش روابط عمومی در سازمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
شرح وظایف کارشناس روابط عمومی
یک کارشناس روابط عمومی، مسئول مدیریت وجهه عمومی و اعتبار افراد، سازمان‌ها یا برندها است. با توجه به چارت سازمانی، کارشناس روابط عمومی در سازمان های دولتی یا خصوصی زیر نظر مدیر روابط عمومی وظایف خود را انجام می‌دهد. در ادامه برخی از مسئولیت‌ها و وظایف کارشناسان روابط عمومی را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
اگر به این حوزه علاقه‌مند هستید، می‌توانید برای مشاهده جدیدترین آگهی‌های استخدام روابط عمومی در بانک روی لینک مربوطه کلیک کنید.
روابط رسانه‌ای
توسعه و حفظ روابط با روزنامه‌نگاران، سردبیران و رسانه‌ها یکی از وظایف کارشناسان روابط عمومی است. این کار شامل ارائه ایده‌هایی برای تهیه گزارش، پیش‌نویس بیانیه‌های مطبوعاتی و هماهنگی مصاحبه برای پوشش‌های رسانه‌ای است که جنبه‌های مثبت فرد یا سازمان را برجسته می‌کنند.
تولید محتوا
تولید محتوا یا نظارت بر فرآیند تولید محتوا برای پست‌های وبلاگ و شبکه‌های اجتماعی و همچنین مطالب چندرسانه‌ای که از طریق پلتفرم‌های مختلف منتشر می‌شوند، برعهده کارشناس روابط عمومی است.
مدیریت رسانه‌های اجتماعی
توسعه استراتژی‌های شبکه‌های اجتماعی، ایجاد تقویم‌های محتوایی، به‌روزرسانی صفحات رسانه‌های اجتماعی و پاسخ به سوالات و نظرات برای تعامل با مخاطبان و افزایش ارتباطات بین سازمان و مردم، توسط کارشناس روابط عمومی انجام می‌شود.
مدیریت بحران
یکی دیگر از وظایف کارشناس روابط عمومی، آمادگی و توانایی مدیریت بحران‌هایی است که می‌توانند بر شهرت مشتری یا سازمان تأثیر بگذارند. کارشناسان روابط عمومی باید همیشه راهکارهایی برای مواقع بحرانی داشته باشند، به سرعت به اتفاقات منفی پاسخ داده و برای کاهش عواقب منفی، تا جای ممکن اطلاعات دقیق و روشنی را در اختیار افراد قرار دهند.
برنامه‌ریزی رویدادها
سازماندهی و هماهنگی رویدادهایی مانند کنفرانس‌های مطبوعاتی، معرفی محصول، جمع‌آوری کمک‌های مالی و فعالیت‌های تبلیغاتی برای ایجاد پوشش رسانه‌ای و افزایش آگاهی عمومی بر عهده کارشناسان روابط عمومی است.
سخنرانی عمومی
بسیاری از مواقع، در طول مصاحبه‌های رسانه‌ای، کارشناسان یا مدیران روابط عمومی باید به عنوان نماینده سازمان‌ها یا افراد به سوالات پاسخ دهند و تلاش کنند اطلاعات مربوطه را به بهترین شکل ممکن به رسانه‌ها یا مردم منتقل کنند.
ارتباط با ذی‌نفعان
توسعه استراتژی‌های ارتباطی برای تعامل با ذی‌نفعان از جمله مشتریان، کارمندان، سرمایه‌گذاران و اعضای جامعه یکی دیگر از وظایف کارشناسان روابط عمومی است.
تحقیقات بازار
کارشناس روابط عمومی باید برای اطلاع از دید جامعه نسبت به یک خدمت یا محصول و همچنین آگاهی از ترندهای صنعت و فعالیت‌های رقبا، تحقیقات لازم را انجام دهد.
مدیریت برند
یکی دیگر از وظایف کارشناس روابط عمومی کمک به شکل‌دهی و حفظ یک هویت ثابت برای برند است که با ارزش‌های سازمان و پیام‌هایی که سعی دارد به مخاطبان خود منتقل کند، همسو باشد.
ارزیابی عملکرد کمپین‌ها
کارکنان روابط عمومی باید اثربخشی کمپین‌های برگزار شده را با استفاده از معیارهایی مانند پوشش رسانه‌ای، مشارکت در رسانه‌های اجتماعی، ترافیک ورودی وب‌سایت و… پیگیری و تجزیه و تحلیل کنند.
همکاری با سایر بخش‌های سازمان
همکاری نزدیک تیم روابط عمومی با تیم‌های بازاریابی، تبلیغات و… برای اطمینان از همگام بودن آن‌ها ضروری است.
چرا سازمان‌ها به دنبال استخدام کارشناس روابط عمومی هستند؟
کتاب های متعددی درباره نقش و اهمیت تیم روابط عمومی در موفقیت یک سازمان منتشر شده‌اند. در بخش قبلی با وظایف یک کارشناس این حوزه آشنا شدیم. در ادامه بطور کامل‌تری نقش و اهمیت روابط عمومی را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
شفاف‌سازی ماهیت برند
هنگام شروع کمپین روابط عمومی، یک کارشناس به سازمان کمک می‌کند تا ارزش‌های اصلی، اهداف و چشم‌اندازهای خود را شناسایی کند. با ایجاد یک پیام برند منسجم، مخاطبانِ هدف درک روشنی از محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان خواهند داشت. اگر رسانه‌ها در مورد کاری که یک سازمان انجام می‌دهد سردرگم باشند، احتمالا توجه زیادی به آن نشان نخواهند داد.
تقویت اعتبار سازمان
اعتبار یک شبه ساخته نمی شود. با استفاده از تکنیک‌های مناسب روابط عمومی، سازمان‌ها پایه و اساس اعتماد را ایجاد می‌کنند. برخی از این تکنیک‌ها عبارتند از:
-
همکاری با منابع معتبر
-
اطلاع‌رسانی مداوم و شفاف
-
تبلیغات مثبت
کنترل مکالمات فضای مجازی
این روزها افراد از طریق شبکه‌های اجتماعی مختلف از جمله اینستاگرام و توییتر نظر خود درباره سازمان‌های مختلف و خدمات و محصولات آن‌ها را اعلام می‌کنند. متأسفانه، احتمال اینکه افراد انتقادات خود از سازمان‌ها را منتشر کنند، بسیار بیشتر از این است که رضایت خود را با سایر کاربران در میان بگذارند. بنابراین، حضور کارشناسان روابط عمومی ماهر که طرز صحیح برخورد با چنین مسائلی را می‌دانند، اهمیت زیادی دارد.
مهم ماندن
یک کمپین روابط عمومی چیزی نیست که در عرض ۶ تا ۸ ماه به پایان برسد. هنگامی که یک سازمان صحبت در مورد کسب و کار خود را رها کند، مطبوعات نیز همین کار را خواهند کرد. یک استراتژی خوب شامل انتشار مداوم اخبار و محتوا برای همگام نگه داشتن یک کسب و کار با شرایط جامعه است.
مهارت‌های مورد نیاز برای استخدام کارشناس روابط عمومی
کارشناسان روابط عمومی مسئولیت‌های متعددی را برعهده می‌گیرند و برای اینکه بتوانند این وظایف را به درستی انجام دهند، باید برخی مهارت‌ها را در خود تقویت کنند. در ادامه لیست کوتاهی از مهارت‌های مورد نیاز برای افراد فعال در انواع روابط عمومی در سازمان‌ها و ادارات دولتی و خصوصی آورده شده است:
-
مهارت‌های نوشتاری و توانایی تولید محتوا
-
توانایی مذاکره
-
مهارت‌های ارتباطی بین فردی
-
توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت رویدادها و کمپین‌های رسانه‌ای
-
فن بیان خوب
-
توانایی مدیریت بحران‌های رسانه‌ای
-
آشنایی با رسانه‌های اجتماعی و نحوه فعالیت در فضای مجازی
جمع‌بندی
در این مقاله به بررسی وظایف و مهارت‌های مورد نیاز برای کارشناسان روابط عمومی پرداختیم و نقش این افراد در سازمان‌ها را مورد بررسی قرار دادیم. رسالت روابط عمومی، مدیریت احساس و نظر مردم نسبت به یک فرد، برند یا سازمان است. کارشناسان روابط عمومی برای پیشرفت در نمودار سازمانی و تبدیل شدن به مدیران روابط عمومی، باید وظایف خود را به خوبی انجام داده و تجربه و سابقه کافی را در رزومه خود داشته باشند.