با نرم‌افزار مدیریت قراردادها دوات دیگر نگران فراموشی تاریخ‌های مهم قرارداد نباشید!
افزایش تعداد قرارداد همان اندازه که برای سازمان می‌تواند سودآوری داشته باشد، قابلیت این را دارد که سازمان را در معرض ریسک‌های حقوقی، مالی و اعتباری قرار دهد، تاجایی‌که آرزو کنیم که ای کاش چنین قراردادی سر راه ما سبز نمی‌شد!
همان‌طور که می‌دانیم در عالم بیزینس، گریزی از ریسک و بستن قرارداد نیست و تمام روابط در سازمان با قرارداد پیش می‌رود. از خرید و فروش تا محرمانگی از قرارداد پرسنلی گرفته تا فروش سهام و…
چاره کار چیست؟
نرم افزار مدیریت قراردادها! راهکاری که دنیا نه از امروز، بلکه از نیم قرن پیش نیاز به آن را احساس کرده است.
و حالا، تیم دوات متشکل از وکلای پایه یک دادگستری و متخصصان IT، با لمس دغدغه‌های قراردادی سازمان‌ها و کسب سال‌ها تجربه، نرم‌افزار مدیریت قراردادها را مطابق نیازهای کسب‌و‌کارهای ایرانی خلق و راه‌اندازی کرده که تمام مراحل قراردادهای سازمان را، از طراحی گردش‌کار و مذاکرات قراردادی گرفته تا نگارش و تأیید قرارداد، از امضا الکترونیکی و دارای مجوز امنیتی افتا تا بایگانی اصولی و نظارت بر تمام مراحل اجرای قرارداد را به صورت کاملا آنلاین سیستم‌سازی می‌کند و هیچ مرحله‌ای را خارج از قرارداد باقی نمی‌گذارد.
چالش‌های نداشتن نرم‌افزار مدیریت قرارداد
۱. گفتگو و تبادل‌نظرات راجع به قرارداد چه بین تیم‌های درون سازمان چه برون سازمان، در یک محیط متمرکز نیست و پراکنده است. این شرایط موجب تأخیر بسیار، فراموشی نکات و نظرات و در نهایت اشتباهات انسانی می‌شود. این قرارداد چه منعقد شود چه به علت آشفتگی از دست برود، زمان و هزینه فرصت زیادی را برای سازمان شما به بار خواهد گذاشت.
۲- اختلاف متن نسخه امضا شده قرارداد با نسخه تأیید شده
بدون نرم‌افزار مدیریت قراردادی که تغییرات و شخص تغییردهنده را در نسخه‌های مختلف و جداگانه به شما نمایش دهد، ریسک این وجود دارد که طرف مقابل در قرارداد دست ببرد و بندی به آن اضافه یا از آن کم کند و این کار شما را در معرض طرح دعاوی حقوقی مختلف قرار خواهد داد.
۳- امضا قرارداد توسط فردی بدون اختیار و سمت قانونی
بدون سازوکاری دقیق که طرف‌های قرارداد را احراز هویت کند و طرف قرارداد و امضا‌کننده را مشخص کند، ممکن است طرف مقابل شما آن شرکت معتبر و مد‌نظر‌تان نباشد و شخصی خود را جای نماینده قانونی آن جا بزند و نتیجه چیست؟ عدم مسئولیت آن سازمان و مواجه شدن شما با شخصی که آهی در بساط ندارد!
۴- دسترسی افراد غیرمجاز و دستکاری و مفقودی قرارداد
قراردادهای کاغذی درون زونکن که تنها سد راه آنها باز کردن درب کمدهای سنگین فلزی است، مکان امنی برای نگهداری آنها نیست. یا حتی قرارداد‌هایی درون کامپیوترهای سازمان که به راحتی می توان به محتوای آنها دست پیدا کرد، آنها را تغییر داد و حتی از بین برد!
۵- احتمال پرداخت مبلغ قرارداد بدون ایفای تعهدات
ناهماهنگی و عدم ارتباط مؤثر میان واحد‌‌هایی که مانند شاهرگ حیاتی سازمان هستند، ضرر‌های دیگری را نیز به بار می‌آورد. پرداخت قسط دوم قرارداد که علی‌الاصول باید با ادامه همکاری طرف مقابل باشد و این ارتباط اخیرا قطع شده است، به دلیل بی‌خبری واحد مالی و مدیر داخلی به پرداخت قسط دوم قرارداد، بدون انجام موضوع قرارداد، می‌انجامد.
۸- عدم اقدام به موقع در تاریخ‌های حیاتی و مهم
بدون سیستمی که به شما تاریخ‌های مهم نظیر: تمدید، فسخ، انقضا، دوره بررسی حسن انجام کار را یادآوری کند، ممکن است نیروی کار شما همچنان به کار خویش ادامه دهد و ادعای تمدید قرارداد به صورت شفاهی با سازمان را نماید. درحالی‌که شما دیگر نیازی به او ندارید یا دوره بررسی حسن انجام کار بگذرد و با وجود اینکه پیمانکار به وظایف خویش درست عمل نکرده، باید تضمین سپرده شده را به او برگردانید، در غیر این صورت ممکن است با طرح شکایت جرم خیانت در امانت علیه شما هم روبرو شوید!
معرفی راه حل
اینها را گفتم که چه شود؟
می‌خواهم از راه حل جهانی این معضلات به شما بگویم! «نرم‌افزار ایرانی مدیریت قرارداد دوات» که با هدف کاهش ضرر‌های سنگین مالی و روانی، طرح دعاوی حقوقی، اشتباهات انسانی، تأخیر و کندی در فرآیند انعقاد قرارداد که جملگی منجر به انواع ریسک برای سازمان می‌گردند خلق شده است.
نرم افزار مدیریت چرخه عمر قرارداد دوات، برای یاری به مدیران ارشد به میدان آمده تا به تسریع پیاده‌سازی استراتژی های آنان به وسیله قراردادها کمک کند.
۴ مرحله اصلی مدیریت قرارداد در نرم‌افزار مدیریت قرارداد «دوات»
۱- طراحی گردش‌کار قرارداد
شما می‌توانید به انواع مختلف قراردادهای سازمان‌تان، که نیاز به تأیید‌کنندگان و امضا‌‌کنندگان مختلف دارد را طراحی کنید و بعد از آن نرم‌افزار مدیریت قرارداد، بر همان اساس در سازمان، به گردش در خواهد آمد و در هر زمان می‌توانید این گردش‌های قراردادی را تغییر دهید.
۲- ساخت، ویرایش و تأیید قرارداد
شما می‌توانید از یک تا هزاران قرارداد را به صورت تکی یا به صورت گروهی از طریق فایل اکسل، در نرم افزار مدیریت قرارداد دوات آپلود کنید یا اینکه درون ویرایشگر دوات که کاملا منطبق با WORD می باشد، قرارداد را نگارش کنید. همچنین شما می‌توانید از بخش کتابخانه دوات نیز با مشورت متخصص حقوقی یا وکیل دادگستری بهره‌مند شوید.
بعد از آن دوات، برای تأیید قرارداد به صورت هدفمند و بر اساس طراحی شما، سراغ واحدهای تأیید‌کننده می‌رود، واحدهای مختلف در همان محیط و به صورت آنلاین با یکدیگر و با طرف مقابل قرارداد بحث و تبادل‌نظر می‌کنند و در نهایت قرارداد به تأیید می‌رسد.
۳- امضا الکترونیکی مطمئن قرارداد
حالا قرارداد برای امضا، به صاحبان امضا مجاز ارسال می‌شود و آنها با استفاده از گواهی امضا الکترونیکی پای قرارداد را امضا می‌زنند. امضا قانونی با اعتباری برابر با امضا در دفاتر اسناد رسمی، غیر قابل انکار و دارای مجوز امنیتی افتا!
۴- بایگانی قرارداد و نظارت بر اجرای قرارداد
بعد از امضا، قرارداد را در جایی امن و مطمئن بایگانی می‌کند و تاریخ‌های مهم مانند تاریخ فسخ، انقضا، دوره بررسی حسن انجام کار، تمدید و… یادآوری می‌کند.
برخی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار مدیریت قرارداد «دوات»
۱- طراحی گردش‌کار مخصوص برای انواع قرارداد
۲- ارتباط آنلاین میان واحدهای قرارداد باهم و با طرف مقابل
۳- ثبت و ضبط تمامی نظرات، موافقت‌ها، مخالفت‌ها برای پیشگیری از فراموشی و اختلافات در آینده
۴- نشان دادن تغییرات در قرارداد و ایجاد ورژن‌های مختلف بعد از هربار تغییر با زمان دقیق و کاربر تغییردهنده
۵- امضا الکترونیکی مطمئن قرارداد بعد از احراز هویت در مراکز قانونی و دارای مجوز افتا
۶- بایگانی الکترونیکی و اصولی قرارداد با تعیین میزان دسترسی افراد در محیطی که بارها تست نفوذ آن انجام شده است
۷- نظارت بر تمام مراحل قرارداد، ارسال یادآور برای تاریخ‌های مهم
۸- قابلیت پیگیری و ردیابی مراحل مختلف قرارداد
۹- نشان دادن تاریخچه فعالیت‌های کاربران
۱۰- فیلتر کردن و جستجوی پیشرفته و ارائه گزارش‌های دقیق از قراردادها
۱۱- اتصال با سایر سیستم‌‌ها و دادن API
۱۲- سادگی استفاده از آن و بدون کد بودن
۱۳- یک نرم‌افزار، اما مورد استفاده در تمام واحدهای سازمان
۱۴- بی‌نیاز از کاغذ و سازگار با محیط زیست
حالا اگر شما هم به دنبال راهی برای سر‌و‌سامان دادن به قراردادهای سازمان خویش و کاهش انواع ریسک قراردهای سازمانی هستید، تا با کمک آن به پیاده‌سازی سریع‌تر استراتژی‌های مدیران ارشد به وسیله قراردادها کمک کنید،
می‌توانید جهت مشاوره و نیازسنجی اختصاصی سازمان خود توسط تیم دوات، با ما ارتباط بگیرید.
۱۴ روز استفاده از دمو نرم‌افزار مدیریت قرارداد دوات را از دست ندهید.